Yhteistoiminta-asiamies pitää henkilöstörahastoista rekisteriä ( henkilöstörahastorekisteri ), joka käsittää henkilöstörahastolaissa (814/1989) tarkoitetut ilmoitukset liitteineen sekä henkilöstörahastoista automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai muulla tavoin pidettävän luettelon.

Henkilöstörahastolaissa säädetyt perus- ja muutosilmoitukset sekä ilmoitukset rahaston purkautumisesta on tehtävä kirjallisesti yhteistoiminta-asiamiehen vahvistaman kaavan mukaisella lomakkeella, johon on oheistettava tarvittavat liitteet. Ilmoitukset voidaan toimittaa suoraan yhteistoiminta-asiamiehelle tai jättää henkilöstörahaston kotipaikan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukseen yhteistoiminta-asiamiehelle toimitettaviksi.

Lomakkeita saa maksutta yhteistoiminta-asiamiehen toimistosta ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksesta.

Yhteistoiminta-asiamiehelle toimitetuista tilinpäätösasiakirjoista, toiminta- ja tilintarkastuskertomuksista sekä rahaston valvontaa varten hankituista muista selvityksistä muodostetaan erillinen asiakirjavihko, johon liitetään myös voittopalkkioerän määräytymisperusteita koskevat ilmoitukset. Asiakirjavihko varustetaan rahaston rekisterinumerolla.

Yhteistoiminta-asiamies antaa otteita ja jäljennöksiä henkilöstörahastorekisteristä. Otteiden kaavat vahvistaa yhteistoiminta-asiamies.

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset avustavat yhteistoiminta-asiamiestä henkilöstörahastojen toiminnan ja hallinnon valvonnassa.