Hakemus virka-ansiomerkin saamisesta on toimitettava ennen syyskuun 1 päivää edellä 8 §:ssä tarkoitettuun virastoon tai laitokseen. Viraston tai laitoksen tulee ennen seuraavan lokakuun 1 päivää toimittaa hakemusasiakirjat ja hakijoiden nimikirjanotteet lausuntonsa ohella sekä mahdolliset esityksensä virka-ansiomerkin antamisesta valtion virka-ansiomerkkitoimikunnalle. Tarkastettuaan hakemukset ja esitykset on valtion virka-ansiomerkkitoimikunnan toimitettava ne oman lausuntonsa ohella marraskuun 25 päivään mennessä valtiovarainministeriölle tasavallan presidentille esiteltäväksi.