Kaupparekisteriä pitää patentti- ja rekisterihallitus, jota tässä laissa sanotaan rekisteriviranomaiseksi. Kaupparekisteriasioiden paikallisviranomaisina toimivat maistraatit ja kihlakuntien rekisteritoimistot. Rekisteriviranomainen toimittaa kaupparekisteristä ja siihen liittyvistä asiakirjoista jäljennökset paikallisviranomaisille.

Paikallisviranomaisina asunto-osakeyhtiöiden osalta toimivat vain kihlakuntien rekisteritoimistot, jotka 19 a§:ssä tarkoitetuissa tapauksissa myös päättävät näiden yhtiöiden kaupparekisteriin tehtävien ilmoitusten rekisteriin merkitsemisestä.

Asunto-osakeyhtiön kaupparekisteriin tehtävän perus- ja muutosilmoituksen käsittelee ja sen rekisteriin merkitsemisestä päättää sen kihlakunnan rekisteritoimisto, jonka virka-alueella yhtiön kotipaikka on.

Jos ilmoitus sisältää päätöksen yhtiöjärjestyksen muuttamisesta tai jos ilmoituksen rekisteröinti olisi 21§:ssä säädetyn menettelyn jälkeen evättävä, rekisteritoimiston tulee saattaa asia rekisteriviranomaisen päätettäväksi.

Jos ilmoitus on puutteellinen tai jos rekisteriviranomainen havaitsee muun esteen rekisteröinnille, ilmoituksen tekijää on kehotettava määräajassa, jonka tulee olla vähintään kaksi kuukautta, antamaan lausuntonsa tai ryhtymään tarvittaviin toimiin uhalla, että asia muuten raukeaa.

Myös yhtiön kotipaikan rekisteritoimiston on noudatettava 1 momentin säännöstä käsitellessään asunto-osakeyhtiön ilmoitusta. Rekisteritoimisto voi kuitenkin antaa uuden kehotuksen, jos siihen on aihetta.

Kaupparekisteriin tehtävä ilmoitus voidaan jättää paikallisviranomaiselle rekisteriviranomaiselle toimitettavaksi tai antaa suoraan rekisteriviranomaiselle. Kun ilmoitus on jätetty paikallisviranomaiselle, katsotaan elinkeinonharjoittajalle tässä tai muualla laissa säädetty ilmoitusvelvollisuus täytetyksi.

Asunto-osakeyhtiötä koskeva kaupparekisteriin tehtävä ilmoitus voidaan kuitenkin antaa vain yhtiön kotipaikan rekisteritoimistolle.